суббота, 22 января 2011 г.

Интересные вопросы об архивах

В книге Керри Глисона «Оптимизация персональной деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше» имеется любопытный перечень вопросов, касающийся архивов организации.

Интересно его применить к общине бахаи. Прочитайте следующие вопросы. Возможно, ни один из них не имеет отношение к вашей общине, т.к. в общине попросту не ведется никакой архивной деятельности. Тогда, может быть, стоит подумать, как сделать так, чтобы в скором будущем можно было бы с гордостью отвечать на эти вопросы?

 
Предлагаемые вопросы дадут вам возможность оценить, как относятся к архивам в вашей компании общине.

• Есть ли архивы в вашем отделе? А в компании?
• Какую политику проводит компания по отношению к сохранению документов?
• Кто отвечает за поддержание архивов?
• Существует ли у вас система индексации архивов?
• Какова процедура поиска документов в архивах?
• Можете ли вы полагаться на восстановленные в случае необходимости документы?
• Проверяли ли вы эту систему в последнее время?
• Должны ли пополняться массивы информации архивов? Если да, то кем?

четверг, 20 января 2011 г.

Что важно знать о хранении дисков

В журнале «Вестник архивиста» 09 Сентября 2009 напечатана статья В.И. Тихонова и E.M. Берковича «Международный стандарт. ISO 18925:2002. Изобразительные материалы. Оптические диски. Правила хранения».
 

Статья интересна, прежде всего, тем, что рассказывает о достаточно специфичных моментах связанных с архивным хранением компьютерных дисков. Так, например, утверждается, что поликарбонатная подложка – главный компонент большинства оптических – дисков впитывает влагу. Поэтому влажность окружающей среды критична при хранении дисков.
 
В целом, в статье достаточно подробно рассказываются основные положения стандарта касающееся условий долговременного хранения оптических дисков и предлагаются рекомендации по созданию условий хранения, организации хранилищ, и проверки их состояния.
 
Приводим здесь некоторые рекомендации.
 
Ограничения по температуре и влажности
 
Средняя относительная влажность при долговременном хранении должна поддерживаться в диапазоне 20-50% . Колебания относительной влажности не должны быть больше чем ± 10%. В идеале, максимальная температура при длительном хранении не должна превышать 25°С; предпочтительна температура ниже 23°С. Наивысший уровень температуры не должен превышать 32°С.
 
Период времени, в течение которого диски сохраняют свои свойства, увеличивается, если их хранить при низкой температуре и низкой относительной влажности, поскольку при этих условиях ослабляется химическая деградация. Хранение дисков при температуре ниже -10°С и относительной влажности ниже 10% не рекомендуется.
 
Средства хранения
 
Не следует использовать первичные средства хранения, сделанные из картона и бумаги. Они должны быть сконструированы таким образом, чтобы ни рабочая поверхность диска, ни его этикетка не соприкасались с упаковкой, когда диск стоит в рекомендуемом вертикальном положении.
 
Выдвижные ящики, стойки, стеллажи и полки должны быть сконструированы таким образом, чтобы диски в контейнерах были установлены в вертикальном положении. Полки не должны препятствовать вентиляции, чтобы во всем помещении поддерживались отвечающие стандартам условия хранения.
 
Наилучшим средством защиты информации от действия огня является создание копий, которые хранятся в другом помещении, а лучше в другом здании, расположенном в некотором отдалении от первого.
 
Этикетки
 
Первичные средства хранения должны содержать этикетки, которые позволяют идентифицировать записанную на диске информацию. Этикетка не должна крошиться, содержать кислоты и окислители. Она должна располагаться на внешней стороне упаковки таким образом, чтобы сохраняться в течение средней продолжительности «жизни» диска. Этикетки со сложной химической структурой должны использоваться как можно меньше, чтобы избежать возможности воздействия на диск.
 
Для дисков долговременного хранения нельзя использовать наклеивающиеся этикетки, так как это может привести к механическим деформациям диска. Если такая этикетка наклеена по ошибке, любая попытка снять или поправить ее может привести к порче диска. Более того, возможны химические реакции между составляющими этикетку веществами и поверхностью диска.
 
Проверка состояния дисков
 
Один раз в пять лет, начиная с приема на хранение, следует проводить проверку дисков, отобранных в результате репрезентативной выборки. В случаях нарушения температурно-влажностного режима проверку следует проводить чаще. План выборки следует определить заранее, причем для каждой новой проверки в выборку следует включать разные диски.
 
Оптические диски следует брать и касаться только в перчатках. В состав материала перчаток не должны входить красители. Рекомендуется использовать перчатки, сделанные из тонкого, чистого, белого, лишенного корпий хлопка, или другого, лишенного корпий материала.
 
Также рекомендуем почитать:

суббота, 15 января 2011 г.

Лучший хранитель истории

В Хабаровске с 2009 года существует памятный знак «Лучший хранитель истории». Знак и денежные премии вручается администрацией Хабаровска ко дню города гражданам и организациям, внесшим особый вклад в сохранение документов и предметов, имеющих историко-культурное значение для краевого центра.

Право обладания знаком подтверждается именным письменным удостоверением, а имя награжденного вносится в книгу лауреатов памятного знака «Лучший хранитель истории». Подробнее про такую форму поощрения сохранения истории города читайте дальше.

среда, 12 января 2011 г.

Биография Марты Рут

На сайте «Архивы – память общины»  в разделе «Жизнеописания» размещена история о Марте Рут.


Если вы желаете, чтобы какая-нибудь определенная биография оказалась на сайте, напишите нам.

вторник, 11 января 2011 г.

суббота, 8 января 2011 г.

О чем «говорит» история общины?

Уже почти завершен перевод Guidelines for Baha’i Archives (Рекомендации для архивов бахаи).
Размещаем здесь выдержку из руководства, касающегося устной истории бахаи.

«Поскольку большая часть истории бахаи никогда не записывается, архив может начать программу по сохранению устной истории, как один из способов сохранения информации об общине бахаи. В рамках программы по сохранению устной истории можно брать интервью и записывать воспоминания людей либо на видео, либо на аудио. Устная история может заполнить пробелы, имеющиеся в письменных источниках об истории общины. Подобные интервью могут стать бесценными, если их сделать достаточно профессионально. Они позволят запечатлеть мнения и опыт людей, которые не могут или не будут записывать свои личные истории. Также это позволяет передать речь человека и манеру говорить.

Чтобы интервью имело действительную ценность и глубину, опрашивающий должен хорошо быть осведомлен о теме и заранее составить список необходимых вопросов, чтобы получить сведения, которые нельзя обнаружить в письменных источниках. …
Несмотря на затраты, хорошо осуществляемая программа по сохранению устной истории может чрезвычайно обогатить фонды архива и оказаться очень полезна для будущих исследователей».

понедельник, 3 января 2011 г.

Пожелания на новый год от ... Абдул-Баха!

Адресовано читателям "Крисчиан Коммонуэлс", 1 января 1913 года

Господь человеков назначил сему человеческому миру быть Садом Эдемским, раем земным. Если встанет он на путь согласия и примирения, любви и доверия, то превратится в истинную обитель блаженства, вместилище бесконечной благодати и нескончаемых радостей. И тогда проявится в нем все совершенство человечества, и лучи Солнца Истины воссияют во всех краях.

воскресенье, 2 января 2011 г.

Свидетельства о рождении.

17 апреля 1981 года в письме, написанном от имени Всемирный Дом Справедливости, затрагивается вопрос выдачи свидетельств о рождении.

В частности, верховный орган общины призывает Местные Духовные Собрания выдавать свидетельства о рождении ребенка и записывать акты гражданского состояния. ВДС приводит несколько причин, почему это необходимо делать. Более подробно об этом смотрите ниже на английском.

Здесь мы предлагаем немного порассуждать о некоторых аспектах применимости свидетельств о рождении в общинах бахаи на постсоветском пространстве. Представьте, в вашей маленькой и сравнительно недавно появившейся общине происходит радостное событие – в семье бахаи рождается ребенок. Собрание решает выдать родителям свидетельство о рождении ребенка. Разные люди это воспримут по-разному. Одни как фарс, другие – как оригинальный, немного шуточный, но красивый знак внимания. Некоторые воспримут это серьезно, как начало новой формальной процедуры. И возможно среди последних будут и такие, которые станут считать введение такой процедуры преждевременным. Так они вполне могут заявить, что на данном этапе развития Веры в нашей стране приоритетом не является введение маловажных административных процедур, которые только обременяют работу Собрания. Более того, по их мнению, подобные действия могут отвлечь внимание друзей от более насущных задач и отнять и без того небольшие силы. Иная точка зрения по поводу создания различных свидетельств и ведения учета актов гражданского состояния может заключаться в том, что такая деятельность научит институты Веры и отдельных бахаи лучше вести административную деятельность. И, как следствие, лучше администрировать приоритетные направления деятельности, в частности, обучение.

Никак не комментируя эти разные точки зрения, мы обратим внимание на исторический аспект деятельности по выдачи свидетельств о браке и рождении. Через каких-нибудь 100-200 лет (Мы с вами понимаем, что это смешной для истории срок. Сравните, Вере Бахаи уже почти 200 лет.) такое свидетельство о рождении ребенка или заключении брака станет достойным украшением любого музея бахаи. И сейчас, когда еще нет устоявшихся форм таких свидетельств, и они достаточно часто меняются и по-разному выглядят в разных странах СНГ, они особенно интересны.

Local Spiritual Assemblies, which are embryonic Local Houses of Justice, should develop as rallying centers
of the community. They must concern themselves not only with teaching the Faith, with the development of the Baha’i way of life and with the proper organization of the Baha'i activities of their communities, but also with those crucial events which profoundly affect the life of all human beings: birth, marriage, and death. When a Baha’i has a child it is a matter of joy to the whole local community as well as to the couple, and each Local Spiritual Assembly should be encouraged to keep a register of such births, issuing a birth certificate to the parents. Such a practice will foster the consolidation of the community and of the Assembly itself. Even if only one of the parents is a Baha’i, the Assembly could register the birth of the child, and upon application of the Baha'i parent issue the certificate.

... Each Assembly ... must conscientiously carry out its responsibilities in connection with the ... recording of
Baha'i marriages in a register kept for this purpose, and the issuing of Baha’i marriage certificates...

In some parts of the world, if Local Spiritual Assemblies fail to carry out these sacred duties some believers
might gradually drift away from the Faith and even pay dues to churches or other religious organizations to ensure that, when they require to register the birth of a child, to solemnize a marriage or to have a funeral service, there will be a religious institution ready to perform the necessary services. Conversely, when Local
Assemblies have arisen to carry out these responsibilities, the believers have acquired a sense of security and
solidarity, and have become confident that in such matters they can rely upon the agencies of the World Order of Baha’u’llah.

Letter written on behalf of the Universal House of Justice, dated April 17, 1981, to all National Spiritual Assemblies, in Messages from the Universal House of Justice, 1963–1986: The Third Epoch of the Formative Age, par. 280.20-21, 280.23

суббота, 1 января 2011 г.

Опубликована номенклатура дел Местных Духовных Собраний общины бахаи.

На сайте независимой архивной службы «Архивы – память общины» опубликована номенклатура дел Местных Духовных Собраний общины бахаи.


Рекомендуемая номенклатура разработана Национальным Комитетом по истории и архивам Веры. Основная цель документа – способствовать улучшению делопроизводства в общине бахаи. Также использование подобной номенклатуры поможет сохранению максимальной полноты и достоверности информации об истории создания общины и ее развития.

С полным текстом документа можно ознакомиться на сайте «Архивы – память общины».


Здесь обратим внимание на некоторые интересные моменты, связанные с этим документом.

Во-первых, документ появился в далеком 1993 году. Тогда Вера Бахаи только появлялась в СНГ, но люди уже задумывались о том, как организовать документооборот в общине и сохранить информацию о жизни общин для истории. Кстати, данная номенклатура была одобрена и рекомендована к применению Региональным Духовным Собранием бахаи России, Армении и Грузии.

Во-вторых, обратите внимание, уже тогда был создан Национальный Комитет по истории и архивам Веры! И это в 1993 году!

Сейчас, когда некоторые общины бахаи уже празднуют свое 20-тилетие, необходимость в подобном комитете и подобных документах еще острее чем в 1993 году. А последняя строчка из этого документа может служить хорошим эпиграфом для сайта архивной службы и прекрасным напутствием всем администраторам бахаи: «Пусть не покажется вам эта работа сухой канцелярщиной – наша цель показать образец порядка во всем и помочь будущему историку Веры Бахаи».