среда, 29 июня 2011 г.

Аптечка первой помощи архивиста

На замечательном блоге Натальи Храмцовской появился пост «Франция: Архивная служба рекомендует программные средства для работы с офисными файлами».
Сообщается, что неделю назад французская архивная служба разослала руководителям архивов всех уровней информационное письмо о подготовленном наборе программ для работы с офисными файлами.
В письме говорится, что отдел обработки и консервации документов сформировал набор программных средств, дополняющий уже имеющиеся программные средства, использующиеся для подготовки партий документов к передаче на архивное хранение. Это, за редким исключением, бесплатные программы, работающие под Windows, легко устанавливаемые и снабженные достаточно подробной документацией.
 
В число программных средств входят:
  • Макрос, помогающий готовить аннотации документов формата Word,
  • макрос, позволяющий «заморозить» автоматически модифицируемые даты, вставленные в офисные документы;
  • программа, автоматизирующая преобразование файлов в формат PDF/A, использующая возможности OpenOffice.
Эта своеобразная аптечка первой помощи архивиста призвана выполнять такие простые, но необходимые действия:
  • переименование файлов;
  • идентификация и выявление дубликатов;
  • пакетная конверсия файлов;
  • аннотирование документов;
  • предварительный просмотр документов;
  • блокировка обновления «автоматических» дат;
  • автоматическое извлечение аннотаций документов;
  • извлечение метаданных.

Если (!) в организации налажена хорошая система электронного документооборота, то такие действия происходят практически прозрачно для пользователя. Но провести такю работу становится необходимо, в первую очередь для документов, которые не прошли предварительную классификацию, наименование и описание. Т.е. в настоящее время чуть ли не большинство документов бахаи.
 
О наглядном примере того, как метаданные можно использовать в исследовательской работе и о том, как они не учитываются у бахаи, можно прочитать в нашем посте «Имена и сайты».

Примечателен комментарий Натальи: «… я бы в первую очередь выделила то, как архивная служба Франции оказывает вполне реальную помощь специалистам-практикам. По-моему, это хороший пример для подражания». Полностью с ней соглашаемся. Французский набор инструментов собран в один заархивированный файл, в котором каждое программное средство и документация к нему помещены в отдельную директорию. Его можно скачать с сайта Архивов Франции по адресу: http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/seda/boite_a_outils_bureautique.zip
В статье вскользь упоминается о том, что программные средства дополнены определенным набором четко описанных процедур. По-видимому, имеется в виду набор инструкций по работе с электронными документами, отбираемыми для архивного хранения. Хотелось бы иметь такой перечень на русском языке, понятно написанный, и готовый к употреблению не профессионалами. Пока о работе с электронными архивами можно прочитать только научные статьи, опубликованные в специальных журналах.
 
 
А что делать простому секретарю Местного Духовного Собрания или Регионального Совета бахаи? Минимальный набор рекомендаций для общины бахаи можно встретить только в «Настольной книги администратора». На сегодня это единственное, что имеется в распоряжении администраторов бахаи.

пятница, 24 июня 2011 г.

Кризис архивации электронных документов

В заметке «Архивист США: Архивация электронных документов переживает кризис»  рассказывается о кризисе, который, по словам Дэвида Ферьеро, руководителя архивной службы США, переживает архивация электронных документов.
В частности, утверждается, что «у большинства государственных органов имеются, в диапазоне от умеренного до высокого, риски неправильного архивирования документов. В качестве самого проблемного в докладе было отмечен процесс окончательного решения судьбы документов – их уничтожения либо передачи на постоянное архивное хранение».
 
 
«…проблема электронных документов, безусловно, является наиболее важной из тех, что мне приходится решать», – отмечает Дэвид Ферьеро. По его словам, сейчас ситуация в плане управления электронными документами ужасна и похожа на ту, с которой столкнулся первый архивист США в 1935 году, когда «документы хранились на чердаках и в гаражах, страдали от затоплений и пожаров, их воровали и уничтожали».
 
 
По словам Ферьеро, одной из проблем является то, что сообщества специалистов в области информационных технологий и управления документами слабо общаются друг с другом. «Эти две группы не разговаривают друг с другом. Они не собираются вместе».
Интересно, что статья об архивах напечатана в рамках недели прозрачности государственного управления (Sunshine Week), ежегодно проводимой Американским обществом редакторов новостей (American Society of News Editors) с целью повышения осведомленности общественности о данной проблеме.
 
 
Наш комментарий: Как бы хотелось провести неделю, месячник, десятилетие прозрачности институтов Веры. Ведь среди различных негативных следствий непрозрачности организации – отсутствие обсуждения того, что считать важными документами, подлежащими помещению в архив. Когда организация непрозрачна, любые документы могут навсегда исчезнуть с мониторов истории.
 
А о специфики сохранения электронных документов мы уже неоднократно писали:

воскресенье, 19 июня 2011 г.

К Празднику Девятнадцатого Дня Милость

К Празднику Девятнадцатого Дня Милость, выкладываем в базе знаний рекомендации для занятий с детьми. Это помимо подборки из писаний и молитв, а также уже ставшими традиционными – материалов для детей.
Напишите свои отзывы.

суббота, 18 июня 2011 г.

Основные ценности архивистов

С любезного разрешения Натальи Храмцовской, ведущего эксперта по управлению документацией в компании «Электронные Офисные Системы», представляем нашим читателям русский текст декларации "Основные ценности архивистов", утвержденной Советом Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) 25 мая 2011 года.

В данной декларации основных ценностей сформулирован определенный набор принципов как для того, чтобы напомнить архивистам, почему они берут на себя профессиональные обязанности и ответственность, так и для того, чтобы проинформировать всех остальных о той основе, на которую опирается вклад архивистов в деятельность общества.

понедельник, 13 июня 2011 г.

14 июня День рождения Эрнесто Че Гевары.

 

Интересно, в рейтинге популярности и узнаваемости брендов, что бы было выше – пепси или фотография Че?

Месяц назад была выпущена открытка с портретом Эрнесто в центре. Встречайте коменданте Кубинской революции, врача-хирурга, 1-го министра промышленности Кубы, и по совместительству президента Национального Банка Кубы – Эрнесто Рафаэль Гевара Линч де ла Серна!

Скачать открытку можно: http://www.bahaiarc.narod.ru/9.htm

суббота, 4 июня 2011 г.

С Праздником Девятнадцатого Дня Свет!


Ты – Мой светильник, и свет Мой – в тебе. Воссияй от него и не ищи иного, помимо Меня. Ведь Я сотворил тебя богатым и щедро излил на тебя благоволение Мое.
Бахаулла


В Коране нур (свет) употребляется в различных значениях. Под этим термином подразумевается... >>

среда, 1 июня 2011 г.

О новом направлении работы сайта

1 июня в Международный день детей самое подходящее время рассказать о набирающем обороты направлении развития базы знаний сайта «Архивы – память общины».
В базе знаний собираются материалы по занятиям с детьми. И уже сейчас в базе знаний в разделе «Община, встречи» размещены разнообразные материалы для занятий с детьми чуть ли не к половине праздников по календарю бахаи.
Среди материалов: детские праздничные программы и пьеса, инструкции по сборки девятиконечных звезд и подсвечников, рассказы об истории Веры для детей.
И это только начало! Как мы уже однажды писали, добавление материалов для работы с детьми в базу знаний является логичным направлением по расширению спектра предоставляемых материалов.
За полным отсутствием других подобных ресурсов бахаи на русском языке для занятий с детьми, раздел базы знаний «Архивы – память общины» имеет хорошие шансы стать чрезвычайно востребованным.
Можно долго размышлять, почему основные виды деятельности бахаи не находят в сети почти никакого отражения. А можно начать активно пользоваться базой знаний, если вы этого еще не делаете, и самим пополнять ее интересными материалами и советовать это делать другим.
Завершить это небольшое сообщение хочется в лучших традициях официальных обращений – приглашаются к сотрудничеству все заинтересованные лица и организации. И это совершенно серьезное приглашение! Только представьте, скольким интересным и полезным могут поделиться даже несколько творческих учителей детских классов! А если к ним подключатся педагоги, художники, фотографы, писатели?
Тогда как минимум раз в 19 дней община бахаи будет превращаться для детей в сказку, куда они будут с радостью приходить и желать, чтобы она никогда не заканчивалась.
Желаем всем сказочного настроения!
Международный день защиты детей — отмечается ежегодно 1 июня. Был учрежден в ноябре 1949 года в Париже решением конгресса Международной демократической федерации женщин. Впервые «Международный день защиты детей» отмечался в 1950-м году.
Международный день защиты детей – один из самых старых международных праздников. ООН объявила защиту прав, жизни и здоровья детей одним из приоритетных направлений своей деятельности. http://www.un.org/ru/documents/decl_conv/conventions/childcon.shtml - Конвенция о правах ребенка.