понедельник, 15 июля 2013 г.

Сохранение электронной почты Региональных Советов

Предлагаем обсудить проект рекомендаций по обеспечению сохранности электронной почты Региональных Советов. Комментируйте. Скачать печатную версию можно по этой ссылке.

Сохранение электронной почты Региональных Советов


Проект рекомендаций

 

Вниманию: Национальных Собраний, Региональных Советов, архивистов

Предлагается раз в год централизованно сохранять содержимое почтовых ящиков. Вместо управления отдельными документами этот метод сохранения электронной почты позволяет управлять почтой на уровне учетных записей.

 

Необходимые условия:


·         Секретари Региональных Советов используют для своей работы не личные адреса электронной почты, а специально созданные для этого учетные записи эл. почты.

·         Если секретари Региональных Советов работают с почтой при помощи протокола POP (скачивая письма на компьютер), они оставляют копии сообщений на сервере.

 

Рекомендации


1.      За 2-3 недели до Дня Завета, например, 1 ноября, попросите секретарей РС сообщить в национальный офис адрес и пароль доступа к электронной почте РС.

2.      26 ноября создайте в MS Outlook[*] учетную запись для каждого архивируемого адреса электронной почты.

3.      Загрузите в отдельную папку Outlook всё содержимое почтового ящика РС. Проследите, чтобы настройки почтовой службы обеспечили скачивание всех имеющихся папок, включая «отправленные», «черновики», «удаленные». https://support.google.com/mail/troubleshooter/1668960?rd=1&hl=ru#ts=1665119

4.      Экспортируйте папки с почтой Региональных Советов в отдельный файл данных Outlook. http://support.microsoft.com/kb/287070/ru  

5.      Если в почтовой системе имеются отдельно хранящиеся файлы, например, на Google Drive, скачайте их на компьютер. Используйте для сохранения специально созданную папку с названием соответствующего Регионального Совета.

6.      Создайте текстовый файл, в котором укажите какие почтовые ящики и каких Региональных Советов вы сохранили. Укажите дату сохранения. Если сохраняли какие-либо файлы помимо файлов данных Outlook (.pst), дайте краткое описание.

7.      Запишите все сохраненные файлы и папки на DVD или Blu-ray диски. Создайте минимум две копии дисков. Аккуратно подпишите каждый диск: «Архив почты Региональных Советов. Дата записи: …»

8.      После 26 ноября предложите вновь избранным секретарям Региональных Советов создать новый пароль доступа к учетной записи почты, обеспечивая таким образом конфиденциальность на время работы в течении года.

9.      Обеспечьте следование этим рекомендациям каждый год. 

Национальному Собранию следует:


·         Определить, какие внутренние нормативные документы следует разработать для внедрения этой практики.

·         Заблаговременно сообщить всем секретарям Региональных Советов о введении практики ежегодного помещения в архив почты Совета.

·         Разработать и разослать простые инструкции о том, что необходимо для введения этой практики.

·         Обеспечить выполнение этих инструкций ежегодно.

 

Преимущества


·         Обеспечивается сохранность сообщений электронной почты постоянного срока хранения для последующей передачи в национальный архив;

·         Снижается зависимость от методов, опирающихся на добросовестность и подготовленность пользователей, таких как распечатывание электронной почты и формирование в бумажные дела или регистрация пользователем почтовых сообщений в специализированной документной системе;

·         Облегчается восстановление и передача управления унаследованными учетными записями электронной почты в случае утери доступа к почтовому ящику;

·         Снижается нагрузка по созданию архива эл. почты, лежащая на секретарях Региональных Советов;

·         Упрощается подход по определению судьбы (уничтожению либо передаче на архивное хранение) сообщений электронной почты временного и постоянного срока хранения;

·         Снижается риск несанкционированного уничтожения сообщений электронной почты;

·         Используются распространенные технологии, не требующие специального обучения.

 

Следует учесть:


·         Снабжено ли используемое хранилище электронной почты надлежащими средствами контроля и обеспечения безопасности, предотвращающими несанкционированный доступ, модификацию или удаление сообщений электронной почты?

·         Все ли сообщения электронной почты постоянного срока хранения содержат необходимые метаданные в момент их передачи в национальный архив?

·         Существуют ли законодательно-нормативные или иные требования по управлению (включая уничтожение) документами, охватываемыми настоящим подходом?

·         Применение подобного подхода не является альтернативой обучения сотрудников базовым правилам управления проходящими через их руки документами.

Настоящие рекомендации составлены на основе бюллетеня Национальных архивов США «Руководство по новому подходу к управлению электронной почтой» (Guidance on a New Approach to Managing Email Records), http://blogs.archives.gov/records-express/files/2013/06/Capstone-Email-DRAFT-NARA1.pdf  и материалов блога Н.Храмцовской «Кто не идёт вперед, тот идёт назад» http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/i_30.htm  

Вопросы и предложения присылайте по эл. почте: bahai@email.ru «Архивы – память общины»




[*] Программные продукты и сервисы упоминаются здесь в качестве примера и могут быть заменены на аналогичные.

2 комментария:

Archivarius комментирует...

В мире примерно 170 Региональных Советов в полусотне стран. Представляете, какой объем переписки существует с этими институтами Веры? Кластерные службы, институты по подготовке, Местные Собрания, Национальные Собрания, Коллегии Советников – вот только основные корреспонденты Регсоветов. В каких архивах сохраняются все эти письма? Хоть одно из отправленных сегодня Регсоветом писем сохранится хотя бы через 10 лет?

Archivarius комментирует...

Если у вас имеется интеграция Outlook c Acrobat, то вы можете всю папку с сохраненной перепиской экспортировать в один файл PDF, где будут собраны все письма из папки. Тогда вам для поиска и прочтения нужного письма достаточно будет иметь компьютер с установленным Acrobat Reader.
Outlook дан всего лишь в качестве примера. Вы можете использовать практически любую почтовую программу: https://support.google.com/mail/troubleshooter/1668960?rd=1#ts=1665119